Scegliere il miglior sistema ERP: le 7 domande da fare

Ricapitoliamo velocemente quanto ci siamo detti fino ad ora in fatto di sistema ERP. Abbiamo capito quanto possa diventare importante per un’azienda il giusto ERP e che benefici può portare in termini di miglioramento di processo, velocità di gestione e di conseguenza di aumento del business. Perfetto. Abbiamo capito che buttarci a capofitto in un progetto del genere, senza avere le idee ben chiare prima è un suicidio annunciato. Perfetto. Abbiamo quindi identificato le aree principali e gli obiettivi primari che l’ERP deve risolvere. Perfetto. Abbiamo scelto il team che dovrà portare a compimento questo progetto. Grandioso. Ora tocca scegliere il sistema migliore per noi. Olè! E di conseguenza, il fornitore che ci dovrà affiancare in questo processo, diventando un nostro partner per gli anni futuri. E neanche poco importante tra il resto. Insomma ci tocca la parte interessante.

Già vi avevo fornito delle linee guida per evitare di prendere cantonate disastrose in questa fase. Ma adesso è giunto il momento di andare più a fondo nella questione, analizzando come ottimizzare la scelta del sistema ERP e del fornitore ideale. Il modo migliore per non sbagliare questa scelta è, torno a ripetermi, avere le idee molto chiare su cosa sia importante davvero. Bastano in realtà 7 domande, un po’ di lungimiranza e un po’ di buon senso. La risposta a queste domande, molto semplicemente, vi fornirà un quadro ben definito sulla struttura di quello che state cercando, portando a tre conclusioni possibili: avete trovato il candidato perfetto, non avete ancora trovato il candidato perfetto, le vostre attese sono, sostanzialmente, irrealizzabili, quindi qualcosa va cambiato.

Quanto ci metterà il sistema ERP ad essere attivo e funzionante?

Quando state scegliendo un nuovo ERP e di conseguenza il partner che lo andrà a fornire ed implementare, una delle prime preoccupazioni sarà ovviamente il costo. Già si è detto che non dovrebbe essere la principale, ma è normale che sia nella top 3. Ma oltre a questo però, dovreste concentrarvi nello scoprire quanto tempo impiegherà il sistema per diventare operativo efficientemente, almeno per quanto riguarda le richieste più impellenti.

Inutile raccontare la storia dell'orso o inventarsi stranezze strane: non esiste un arco temporale corretto e uno sbagliato parlando di implementazione di un ERP che sia valido per tutti e sarebbe comunque sbagliato/impossibile stabilirne uno senza conoscere i dettagli del progetto. Ogni società opera differentemente e ogni azienda è diversa una dall'altra, con le sue complicanze e difficoltà, per cui ogni progetto sarà di conseguenza sempre diverso.

Basandosi sull'esperienza acquisita negli anni, il vostro fornitore e partner ERP deve però essere in grado di darvi una previsione, per quanto a spanne, delle tempistiche necessarie per portare a compimento il progetto.

Il piano dei lavori è essenziale

Attenzione! A spanne si, va bene, ma comunque con una previsione ben precisa del piano dei lavori da eseguire: specifico di ordine delle operazioni da svolgere, attività parallele, tempistiche previste, possibili ritardi, ecc. Anche per questo ho sempre detto che affidarvi a un fornitore specializzato nel vostro ambito non è poi una scelta così sbagliata. Più l’esperienza nel settore è consolidata, più la previsione sarà corretta e il risultato adeguato alle aspettative.

Se per contro vi imbattete in fornitori che si rifiutano o peggio, non sono in grado, di fornirvi una stima verosimilmente precisa  dei tempi di implementazione, dovreste vedere bandiere rosse e segnali di stop dovunque nella vostra testa. L’ambiguità è un segnale d’allarme grosso come il Titanic.

Quanto mi costeranno gli aggiornamenti?

Questa è una domanda che spesso le aziende tendono a sottovalutare o addirittura ad ignorare. Ma è un errore enorme. Davvero enorme e potenzialmente disastroso. Facciamo un esempio e guardiamo alla realtà di quello che solitamente succede quando un azienda vuole implementare un sistema ERP non prendendo in considerazione le giuste problematiche:

• Step 1: Spende tempo e soldi (e sforzi) per implementare correttamente l’ERP dopo averlo scelto con cura;
• Step 2: Spreme il massimo da quest’implementazione e dagli applicativi selezionati, adattando se stesso e il software a complicazioni che non aveva previsto prima;
• Step 3: Realizza che servono aggiornamenti o aggiunte importanti al software. O perché la versione è troppo vecchia o perché ci sono dei limiti che non si possono più aggirare;
• Disastroso Step 4: Spende un’altra vagonata di tempo, soldi, lacrime, sudore e sforzi per ottenere gli upgrade che gli servono.

Allora, mi sembra abbastanza chiaro che questo tipo di strategia non è vincente nel lungo periodo. Primo e prima di tutto è assolutamente costosa sotto tutti i punti di vista. Secondo, questo approccio porta le aziende a fossilizzarsi su sistemi e processi parzialmente inadatti alle proprie esigenze, facendo così perdere margini di crescita o miglioramento e, alla fine, spendendo anche più risorse per aggirare il problema.

Aggiornare l'ERP

La strada migliore da percorrere è quindi quella di tenere sempre aggiornato il proprio sistema ERP e, se necessario, implementarlo con nuove funzionalità.

Per questo motivo dovreste chiedere al vostro potenziale fornitore ERP una stima dei costi di aggiornamento del sistema e ogni quanto è previsto che vengano rilasciati gli update. Se la stima vi sembra irragionevole, bè probabilmente avete ragione. Se il vostro ERP è On Cloud, dovreste inoltre aspettarvi degli upgrade frequenti e gratuiti.

Quindi attenzione, considerate i costi futuri per il mantenimento e l’aggiornamento del vostro sistema ERP, altrimenti potreste avere brutte sorprese.

Avete delle opzioni di iscrizione?

Qualche anno fa era parecchio difficile per le piccole o le medie aziende permettersi l’acquisto di un gestionale ERP in grado di soddisfare adeguatamente le loro necessità. Questo era dovuto sostanzialmente agli altissimi costi di avvio e di mantenimento dei sistemi stessi.

Nell'era del ERP on Cloud, però, l’accesso a un buon sistema ERP è diventato sempre più facile e alla portata di tutti. Questo anche perché diverse società fornitrici di ERP stanno iniziando a offrire modalità di iscrizione agevolate ai propri partner. In buona sostanza non si acquista più il software e se ne paga l’assistenza annualmente, ma si paga un fisso mensile all-inclusive (software + assistenza) per la licenza del sistema. In questo modo il costo è spalmato su più anni e non impatta immediatamente sui bilanci aziendali. I costi delle licenze dipendono dal numero di utenti a cui si vuol dare accesso al sistema. Questo permette, nel caso una risorsa subentri in azienda o al contrario la lasci, di modificare puntualmente la licenza del software.

Occhio ai conti!

Senz'altro questa pratica permette all'azienda di non affrontare un acquisto molto oneroso in tempi brevi, ma diluisce il costo nel tempo. Attenzione però, fate molto bene i “conti della serva”. Chiedete se il canone resterà fisso o se sono previsti aumenti pianificati. Chiedete se è possibile togliere o aggiungere user e il costo relativo a questa pratica. Inoltre, chiedete quanto costerebbe l’acquisto del sistema ERP e confrontatelo con il canone in modo tale da trovare il momento esatto in cui i due costi arriveranno ad eguagliarsi.

Non a tutti interesserà conoscere la risposta a questa domanda, ovviamente. Dipende da quanto potete spendere per ottenere una soluzione sui generis, ma è comunque un'ottima alternativa per le aziende piccole e piccolissime che non si possono permettere un investimento importante.

Ogni quanto ti incontrerai con noi per discutere del sistema ERP?

Uno dei commenti più comuni che mi capita di sentire quando parlo con clienti che desiderano cambiare ERP è:"Capisco che questo sistema può fare un sacco di cose, ma ho paura che non riusciremo a usarlo al massimo delle sue potenzialità.” Una preoccupazione legittima direi. E deve essere il partner ERP a tranquillizzarvi e spiegarvi come evitare il problema.

Uno degli obiettivi principali del vostro fornitore, infatti, dovrebbe essere quello di non farvi brancolare nel buio quando si parla del vostro ERP. Un sistema gestionale efficiente rappresenta lo scheletro della vostra azienda e non sapere come funziona, non saperlo sfruttare a dovere e non adattarlo alle vostre esigenze, bè, è uno spreco non da poco. Il modo migliore per evitare questo tipo di problema è quello di assicurarvi che il vostro partner fornitore si incontri con voi con regolarità per analizzare il sistema e i vostri processi, fugare ogni dubbio e sfruttare la massima potenzialità del sistema ERP. 

Perché incontrarsi?

Senza questo tipo di confronto, tra le altre cose, il vostro partner avrà grosse difficoltà a configurare perfettamente il sistema per rispondere alle vostre esigenze e come premio otterrete una macchina zoppicante. Voi conoscete la vostra azienda, il vostro partner no, ma sarà lui (in gran parte) a configurare il gestionale ERP. Lo scambio dovrà quindi avvenire da entrambe le parti, come una vera e propria partnership. Il fornitore vi spiegherà come utilizzare il sistema, fin dove spingervi, come fare e quando farlo; mentre voi gli spiegherete i vostri processi in modo tale che lui possa adattare il sistema alla vostra azienda, cucendovi addosso l’abito su misura.

La raccomandazione quindi in questo caso è molto semplice. Assicuratevi che il vostro provider sia prima di tutto esperto nel vostro settore e vedete di concordare un preciso calendario di incontri e meeting con loro per ottenere il massimo dal vostro ERP e accelerare il processo di implementazione.

Il sistema ERP può interfacciarsi con i miei altri software?

Automatizzare il flusso dell’informazione dovrebbe essere uno dei vostri obiettivi principali quando decidete di implementare un nuovo software ERP. Non si ammettono eccezioni. Uno dei valori aggiunti sicuramente più importanti di un buon ERP è quello di non aver bisogno di gestire manualmente l’informazione. Quindi per quale ragione al mondo dovremmo rinunciarci? Automatizzare il flusso del dato all'interno della tua azienda, ovvero interfacciare tutti i software, programmi, tool che utilizzi per gestire la tua azienda, con il nuovo sistema ERP e il programma di Accounting non è un’attività che si può trascurare a cuor leggero.

Anche se per qualche ragione decideste di concentrarvi su questi interfacciamenti più avanti nel progetto (e non capisco comunque perché mai dovreste), è necessario assicurarsi che il fornitore ERP sia capace e abile nell'interfacciamento con gli altri gestionali già utilizzati in azienda. È inutile comprare sistemi efficientissimi per poi utilizzarli a un terzo delle loro capacità, perché non li abbiamo interfacciati e quindi non vengono automaticamente alimentati dai dati corretti. 

Quindi occhio all'interfacciamento e occhio al Vostro provider: assicuratevi che possa portare a termine questo progetto.

Come funziona il servizio di supporto?

Non c’è nulla di peggio di un servizio di assistenza clienti inefficiente. Aspettare ore o giorni interi per una qualsiasi risposta potrebbe snervare anche il più paziente degli utenti. Proprio per questo è estremamente importate scoprire come è organizzato il servizio clienti del vostro fornitore ERP.

Quante sono le risorse dedicate? Mediamente quanto velocemente rispondono alle richieste di assistenza? Se utilizzano un sistema di ticketing per tener traccia delle assistenze richieste e delle loro risoluzioni? Prima di firmare il contratto assicurati di essere pienamente soddisfatto di queste domande, può seriamente evitarti grossi mal di testa.

Come funziona il processo di formazione?

Dovreste considerare l’implementazione di un sistema ERP come un fallimento se poi il processo formazione del vostro personale non viene fatto correttamente. È abbastanza logico dal mio punto di vista. Se lo staff che dovrà utilizzare il sistema non è in grado di farlo, l’ERP non riuscirà mai a soddisfare le vostre esigenze. Un buon partner per la fornitura di un ERP stabilirà un piano di formazione del vostro personale prima ancora di iniziare l’implementazione del sistema stesso.

Ultimo consiglio quindi è di assicurarvi che i vostri Key Users del sistema vengano formati nella maniera e nei tempi corretti.