ERP: cos’è, come funziona e perché serve alla tua azienda Moda

15 novembre 2019

Gli Enterprise Resource Planner o ERP non sono nati oggi. Rappresentano un’evoluzione dei sistemi MRP (Material Requirements Planning) che esistevano già negli anni Ottanta. Nonostante questo, la loro diffusione nella filiera della Moda italiana sconta i medesimi ritardi del tessuto produttivo del nostro Paese. Un tessuto che, poiché in gran parte è formato da piccole e medie imprese, ancora arranca sul fronte della digitalizzazione. Fra le tante ricerche che lo dimostrano, possiamo citare “L’evoluzione digitale delle imprese italiane” promossa da CNA insieme a Talent Garden da cui si evince che i sistemi informativi gestionali come gli ERP sono rilevanti soltanto per il 30,1% delle 1.400 aziende considerate. Un’importanza che aumenta al crescere della dimensione d’impresa, fino a raggiungere il 56,7% in quelle con un numero di dipendenti maggiore di 20. Alla luce di questi dati, perciò, non è scontato esaminare che cosa sia un ERP specializzato nel mondo Fashion e perché può fare la differenza per la tua azienda.

 

Il contesto moda oggi

Il mondo moda, soprattutto in Italia, si è trasformato radicalmente nel corso degli ultimi anni. Rispetto a 20-30 anni fa, le aziende oggi operano in un contesto molto differente: problemi diversi, necessità diverse, tecnologie diverse. Sarebbe quindi logico aspettarsi che anche l’approccio delle stesse a questo mondo sia cambiato. Purtroppo, oggi sappiamo che questo non è successo. O meglio, non tutti hanno fatto sì che succedesse.

Oggi, il mercato di riferimento per la moda è molto più grande, molto più interconnesso, ma anche molto più informato e competitivo, sotto molti punti di vista. Il Made in Italy oggi, pur forte del suo brand, si trova a fronteggiare questa situazione complessa e ricca di opportunità. Ma lo fa con strutture organizzative obsolete, rigide e superate. O peggio del peggio, senza proprio una struttura.

In aggiunta a questo cambiamento, sono sopraggiunte anche politiche non molto lungimiranti dal punto di vista industriale che, aumentando costi del lavoro e appesantendo burocrazia hanno portato a delocalizzazioni massicce e chiusure. Portando ovviamente a una forte disaffezione al settore industriale da parte dei dipendenti. Le aziende, attaccate da due fronti, non hanno saputo reagire prontamente e oggi si trovano in queste situazione. Contesto non disastroso, ma preoccupante.

 

I sei punti critici del Made in Italy al giorno d’oggi:

  • Commesse ridotte (non solo come numero assoluto, ma anche e soprattutto come quantità di capi a commessa);
  • Variabilità estrema di prodotto: tra micro collezioni e MTM/MTO la frammentazione dei modelli e la loro varianza è cresciuta esponenzialmente. E il trend sembra in “peggioramento”;
  • Lead Time ridotti: che un prototipo nascesse e fosse subito in ritardo, è cosa risaputa. Ma ormai è la costante che tutti i capi e tutte le produzioni debbano affrontare Lead Time davvero stringenti per soddisfare il mercato (retail, wholesales e soprattutto cliente singolo con il suo Su Misura);
  • Qualità: non è mai stato un aspetto da sottovalutare. Ma oggi è diventato un aspetto imprescindibile e che impatta anche su sostenibilità, green production e sede di produzione dello stesso capo;
  • Gap generazionale: delocalizzazione e aumento dei costi di produzione, ha portato sostanzialmente alla perdita di due generazioni, in termini di conoscenza. E questo gap adesso diventa difficilmente colmabile;
  • Concorrenza: Far East, Africa, Est Europa, Sud America assorbono la maggior parte delle produzioni e lasciano le briciole (quelle più complesse da digerire) al produttore italiano da anni. Ma a livello tecnologico Paesi a basso costo (leggi Cina) sono ormai avanti anni luce rispetto all’Italia, minacciando anche le poche produzioni rimaste sul Paese.

 

pillar exekon

A questi possiamo aggiungere la difficoltà dell’accesso al credito e la difficoltà nel recepire nuovi clienti (soprattutto lato B2B).

Le aziende moda in Italia quindi si trovano in una situazione spinosa, che promette però notevoli possibilità di rinascita ed evoluzione.

 

Le soluzioni ci sono: si chiamano tecnologie 4.0

Tanti, se non tutti i sei punti indicati precedentemente si possono risolvere grazie all’organizzazione e alle tecnologie abilitanti alla 4.0. Sia dal punto di vista delle macchine produttive che dei software gestionali o verticali in diversi ambiti.

La buona notizia è che queste tecnologie ce ne sono e non sono riservate ai grandi gruppi, anzi. Tra Piano Nazionale 4.0 e Bandi Regionali, Nazionali ed Europei, le possibilità di accedere a tali tecnologie o competenze ci sono e sono molteplici. Basta saperle sfruttare.

Se il tema del “come permettersi queste tecnologie” è tutto sommato facilmente risolvibile, discorso diverso può essere quello di capire dove concentrarsi per ottenere i migliori risultati. Tutti vorremmo sempre fare tutto, ma all’atto pratico è impossibile.

Quindi su cosa mi devo concentrare in principio per ottenere i benefici maggiori?

 

Cos’è un ERP e perché serve all’industria Moda

L’ERP è un software gestionale, o meglio ancora un insieme di software che coprono l’intera organizzazione aziendale, in particolare i cicli principali tipici di un’impresa: ciclo passivo (acquisti), ciclo attivo (produzione e vendita), ciclo di supporto (amministrazione, finanza, personale, qualità, Business Intelligence ecc.).

A prescindere dalle dimensioni e dalla tipologia di struttura, tutte le aziende hanno necessità di coprire (almeno in parte) queste aree, dalle grandi firme ai terzisti che lavorano su commessa fino alle imprese specializzate nel commercializzato industriale.

Ovviamente la necessità e l’impellenza di un software di adottare un ERP, cresce all’aumentare della grandezza e della complessità che l’azienda si trova a dover gestire.

Le ragioni che dovrebbero spingerti ad adottarlo nella tua azienda, o a svecchiare il modello obsoleto di cui eventualmente disponi, sono le stesse alla base della convenienza del paradigma di industria 4.0:

  • maggiore efficienza produttiva;
  • accorciamento del time to market;
  • minori sprechi lungo la catena;
  • risparmio di materiale e risorse;
  • aumento della qualità;
  • incremento di competitività;
  • dati integrati e disponibili sempre.

 

3 buoni motivi per introdurre un sistema ERP in un'azienda moda

I risultati indicati sopra si possono ottenere grazie a un ERP e alle caratteristiche che lo connotano in generale. Nel caso di un sistema rivolto al settore Moda, tali caratteristiche coincidono con almeno 3 motivi che rendono opportuna e raccomandabile la sua introduzione in azienda:

 

1. Integrazione delle informazioni

La base dati a cui attinge l’ERP è unica, quindi le varie funzioni non rimangono separate da silos, ma diventano processi che possono essere condivisi in maniera trasversale all’interno dell’organizzazione. Questo significa, per esempio, che le previsioni di vendite e lanci sono collegate all’attività dell’ufficio marketing, o che la gestione della turnazione del personale è sempre calibrata sul flusso delle consegne.

 

2. Flessibilità modulare

L’architettura dell’ERP suddivisa per moduli fa sì che si possano scegliere, al momento della sua configurazione, quelli ritenuti indispensabili e solo successivamente altri al mutare della necessità. Se, per esempio, la tua impresa opera prevalentemente come terzista ma, a un certo punto, desidera lanciare una quota della produzione nel mercato B2C, allora potrà aggiungere un modulo per l’e-commerce così da intercettare i clienti consumer o un modulo per la gestione degli agenti o dei negozi.

 

3. Personalizzazione del sistema

È l’altra faccia della flessibilità. Nel momento in cui si sceglie un ERP specifico per il mondo Moda, alcune funzionalità sono comuni all’intero comparto, mentre altre possono servire a un’azienda ma non all’altra. Moduli come, per esempio, quelli che supportano l’ufficio stile e modelling sono essenziali per la griffe, ma potrebbero risultare sovradimensionati per il laboratorio terzista. In altri termini, la customizzazione dell’ERP tiene conto delle reali esigenze dell’impresa, delle capacità ricettive dell’azienda (in termini di operatività) e mixa gli elementi per supportare al meglio l’operatività giornaliera delle risorse. L’obiettivo è ridurre tempi e costi, non appesantire i processi.

 

Enterprise Resource Management: puoi ancora farne a meno?

Chiedersi se la tua azienda possa ancora fare a meno di un Enterprise Resource Management è come domandarsi se puoi rinunciare allo smartphone o alle mail. In teoria, tutto è possibile, ma dal punto di vista pratico essere sprovvisti di un ERP tarato sulla tua azienda ti condanna a una lenta e inarrestabile marginalità sul mercato. Oggi, la competizione si gioca con fattori quali l’ottimizzazione dei processi produttivi in funzione della tempestività dell’offerta, del miglior rapporto costo – prodotto – service, del miglior anticipo (o risposta) al cambiamento dello stesso.

 

E il terzista?

E questo vale anche nel caso in cui il legame con il mercato consumer sia presidiato dall’azienda committente e non direttamente da te. I requisiti di celerità nella consegna e di qualità dei capi, a cui deve attenersi quest’ultima, a cascata rimbalzano sulla tua capacità di rispondere alle indicazioni della commessa. La scelta della grande casa di Moda è guidata dalle sollecitazioni provenienti dal mercato e, quindi, l’individuazione dei partner produttivi viene fatta sulla base di principi di efficienza, affidabilità e service che il terzista può garantire. Perciò, se usi ancora il fax, mentre i tuoi competitor condividono le informazioni con tool digitali e si avvalgono delle schede tecniche online previste nell’ERP, non andrai molto lontano.

Il compito del terzista nei confronti del committente non è solo quello di produrre i capi in tempo, ma di risolvere e farsi carico di tutta una serie di problematiche (costing, logistica, sviluppo prodotto, supply chain). L’obiettivo del private label è quello di sfruttare al meglio le possibilità che il mercato gli presenta, massimizzando l’EBITDA.

La tua azienda come se la sta cavando?

 

Sistemi gestionali, benefici per PMI e per enterprise

All’interno della filiera del tessile-abbigliamento la classe dimensionale delle imprese incide sulle fasi da gestire e, di conseguenza, sulle esigenze a cui l’ERP deve venire incontro, innescando quei benefici di cui tutte le imprese, siano esse PMI o enterprise, hanno bisogno. Purtroppo l’equazione è a svantaggio delle PMI che, pur avendo meno risorse delle enterprise, si trovano a dover gestire quasi tutte le fasi che l’enterprise gestisce.

 

  • Piccole imprese

Le aziende terziste, solitamente di piccole dimensioni, poiché si occupano di produzione hanno necessità di monitorare costantemente i livelli di efficienza, gli avanzamenti, la qualità e i tempi delle lavorazioni. Nel mentre, bisogna essere capaci di sviluppare il prodotto come lo vuole il cliente, ma in modo che la tua azienda lo recepisca e, gestire la triangolazione delle produzioni tra laboratori esterni. Il tutto avendo sempre sotto controllo in maniera automatica costi e ricavi. Sono questi i vantaggi che un ERP del settore Moda può assicurare loro.

 

  • Medie imprese

La media impresa deve coprire tutte le fasi della piccola impresa, ma in tanti casi deve aggiungere anche la parte di Go-To-Market e stile. A prescindere che si parli di Private Label o Commercializzato puro o industriale, a tutte occorre una soluzione unica e snella che gestisca tutta la parte di back office, le previsioni di vendite e lanci, il controllo qualità degli eventuali laboratori esterni, il coordinamento della rete agenti per il B2B e un modulo di Business Intelligence per conoscere in real time vendite e performance. Tutti risultati conseguibili con un apposito ERP.

 

  • Grandi aziende

Nelle grandi case di Moda non solo il sistema gestionale deve svolgere le medesime funzioni previste per le altre due citate prima, ma in più deve essere in grado di semplificare il lavoro degli uffici stile, modelling e engineering, nonché di garantire una supply chain allargata a laboratori e terzisti dai quali ricevere continuamente dati aggiornati sull’andamento della produzione. Senza parlare del mondo retail, e-commerce, wholesales, magazzini e ciclo finanziario. Il beneficio principale per le imprese di classe enterprise che un ERP può apportare si concentra in definitiva in una ottimizzazione globale dei processi e dei costi.

 

Software ERP, come scegliere quello perfetto per te

Una volta identificati i benefici ottenibili con un ERP, resta da capire come scegliere quello più adatto alle tue esigenze. Per farlo è necessario focalizzarsi su tre criteri guida: la specificità della soluzione, fornitore e la scalabilità In merito al primo criterio, trattandosi di un Enterprise Resource Management per la Moda, non possono mancare alcune funzionalità basilari per la gestione di:

  • taglie/colori/drop/statura
  • stagioni
  • coloriture
  • magazzino fisico e logico
  • resi
  • fogli di lavorazione per commesse esterne
  • spedizione e fatturazione elettronica dinamica
  • Cicli di lavorazione
  • Schede costo articoli

 

Inoltre, l’ERP deve prevedere sia l’espandibilità tramite integrazione con altri moduli quali possono essere il MES (Manufacturing Execution System) o il PDM (Product Data Management), sia l’interfacciamento con architetture esterne, comprese quelle legacy presenti nella tua azienda.

Riguardo alla scelta del fornitore, la sua esperienza nello sviluppo di software verticali ad hoc e le testimonianze delle aziende clienti sono la garanzia migliore che possa essere il partner giusto con cui implementare il sistema nella tua azienda. Se vuoi acquistare un’auto vai da chi auto le fa da una vita, non dal fioraio appassionato di motori. Perché per lo scheletro della tua azienda dovresti fare il contrario?

Il terzo punto è forse quello più trascurato. Nonostante sia chiaro a tutti che, se siamo un piccolo laboratorio non ci serve il maxi ERP internazionale di una multinazionale da 14 miliardi come Essilor – Luxottica, non è assolutamente chiaro cosa vuol dire scalabilità. Innanzitutto, concentratevi su qual è il vostro macro obiettivo in futuro. Volete crescere o rimanere di queste dimensioni? Entrambe le opzioni sono legittime, ma le necessità che implicano sono diverse.

Se la vostra idea è quella di crescere, dovete assicurarvi di dotarvi di soluzioni che non solo che vi permettano nell’immediato di risolvere i problemi quotidiani di cui abbiamo già parlato, ma che possano crescere con voi, coprendo nuove aree operative. E qui entra in gioco la scalabilità. Quando scegliete un ERP assicuratevi che  sia "esperto", ovvero che sia verticale nel vostro settore e che possa agilmente coprire i problemi nell’immediato semplificandovi la vita, ma che sia anche in grado di supportavi nella crescita. Altrimenti vi troverete, periodicamente, nella situazione di partenza.

Specificità, competenza del fornitore e scalabilità. Questi sono i tre pillar da non dimenticare mai nella scelta. Poi, ovviamente occhio al buon senso e al budget (qualcuno ha detto costi nascosti?).

 

Implementazione ERP, i 7 step di un’adozione senza scossoni

L’implementazione di un gestionale Moda è un processo cruciale che non va preso sottogamba, confidando soltanto nella qualità dell’ERP e nell’affidabilità del fornitore. Coinvolge, infatti, anche il vostro esercito: le persone che fanno parte della vostra azienda e che giornalmente costruiscono ed utilizzano i vostri processi.

Per assicurarti che l’implementazione dell’ERP che hai scelto non subirà scossoni, ci sono 7 step da seguire e che ti salveranno da spiacevoli scoperte.

 

1. Assessment e studio di fattibilità

È fondamentale avviare, insieme al vendor, una valutazione accurata della dotazione tecnologia in essere e dei fabbisogni a cui si intende rispondere.

 

2. Redazione del budget di spesa

L’impostazione di un budget di spesa che non lieviti in corso d’opera deve essere fatta in stretta collaborazione con la società fornitrice, che talvolta (sperando sia sempre) può dare anche degli indicatori ROI (Return on Investment) che mostrino il possibile ritorno sull’investimento in termini di efficienza, risparmio, produttività ecc.

 

3. Modalità di implementazione

Esistono sostanzialmente 3 modalità di implementazione: serial implementation, big bang e roll out. La prima prevede che i vari moduli siano installati in fasi successive, la seconda che avvenga tutto in una volta, la terza che si estenda in una nuova area un sistema già collaudato in altre parti dell’azienda. Il vendor vi aiuterà nella definizione del processo migliore da seguire. Ricordatevi che non lavorate a capacità infinita.

 

4. Data cleaning

Si tratta di una fase particolarmente delicata, poiché comporta la “pulizia” e il trasferimento dei dati in maniera tale che la loro migrazione non sia accompagnata da duplicazioni o da errori provenienti dal sistema precedente. State cambiando pelle, è il momento per togliere tutto lo sporco che avete accumulato negli anni.

 

5. Testing del sistema

Dopo la configurazione, è il momento in cui verificare se ciascuna delle funzionalità implementate è perfettamente in linea con i desiderata, se ci sono intoppi o problemi da rivedere e, nel caso, porvi rimedio.

 

6. Adattamento dei processi

Una delle peculiarità di un ERP, che serve proprio a sfruttare la medesima base dati integrando le varie informazioni, è quella di trasformare le funzioni in processi. Se le prime sono correlate a uffici e dipartimenti suddivisi per aree di attività, i processi invece hanno carattere trasversale. Il passaggio dall’uno all’altro non è immediato, ma va gestito durante un periodo congruo di adattamento.

 

7. Cambiamento organizzativo

Strettamente connesso al precedente step, il cambiamento organizzativo ha a che fare con il coinvolgimento di tutto il capitale umano, dal top management alle sarte, nell’utilizzo nel nuovo sistema. Come tutti i cambiamenti, se non ben gestito, può fare insorgere malcontento e resistenze che possono vanificare i benefici attesi. Il prossimo paragrafo è dedicato a come affrontarlo. Attenzione, questo non vuol dire perdere mesi a fare riunioni inutili ed infinite per sentire tutte le voci del coro. Significa solamente identificare le aree critiche dell’azienda e coinvolgere i referenti per renderli parte del cambiamento.

 

ERP aziendale: le 7 regole per gestire il cambiamento

La gestione del cambiamento nelle organizzazioni è un argomento talmente dibattuto che nel mondo delle imprese è oggetto di un’apposita disciplina, il change management. Un tema diventato ancora più complesso nell’epoca della trasformazione digitale, una delle cui espressioni, non a caso, è quella di digital disruption. La “rottura” con il passato è un’esperienza che anche l’introduzione di un ERP in aziende Moda può determinare rispetto ad abitudini consolidate. Motivo per cui l’adozione dell’Enterprise Resource Management deve essere affiancata da 7 regole per gestire il cambiamento.

 

1. Identificazione dei bisogni

È una fase che va di pari passo con quella di assessment tecnologico, perché consente di identificare risorse umane, funzioni e processi coinvolti.

 

2. Analisi delle aspettative

Che impatto avrà il sistema sulla mia operatività? Oppure: quanto tempo mi farà risparmiare nella relazione con il cliente? L’analisi delle aspettative deve essere condotta su tutti i livelli aziendali in cui il sistema impatterà, in modo che l’implementazione dell’ERP corrisponda il più possibile a un miglioramento atteso.

 

3. Condivisione della metodologia

In un progetto di change management generalmente si assegnano a un team leader diversi compiti. Fra questi rientra quello di condividere la metodologia del cambiamento, con attività di coaching e motivazionali, tra il personale di cui ha la responsabilità.

 

4. Individuazione delle possibili soluzioni

Un processo di cambiamento che miri al successo deve partire dai problemi come leva per trovare una serie di soluzioni fra quelle possibili. Alla classica obiezione dell’“abbiamo sempre fatto così” bisogna poter rispondere, prove alla mano, che facendo in altro modo è meglio.

 

5. Creazione di valore e formazione

Affinché il cambiamento non sia subìto, è essenziale mostrare come l’ERP incida complessivamente sulla qualità del lavoro, semplificandolo e apportando delle notevoli migliorie. Allo scopo la formazione specifica sul sistema e il team building sono indispensabili.

 

6. Condivisione delle conoscenze

La condivisione delle conoscenze, sia in ambiti formali come quelli della formazione sia in contesti informali quali possono essere le occasioni di collaborazione negli uffici o nello stabilimento, rappresenta un terreno su cui l’introduzione dell’ERP può radicarsi saldamente.

 

7. Consegna dei benefit del progetto

È la vera e propria controprova “anti scettico”, perché basata sull’evidenza degli obiettivi raggiunti dopo l’avvio dell’ERP in azienda. Serve a consolidare ulteriormente gli aspetti motivazionali e contribuisce a diffondere un clima positivo, facendo percepire il nuovo strumento come alleato e non come nemico.

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