Adottare o aggiornare il proprio software ERP sarà tra i progetti più intensi che la vostra azienda intraprenderà nella propria vita. Adottando un sistema unico per gestire i processi aziendali, i dati e le informazioni della vostra compagnia, sarete in grado di raggiungere un sostanziale miglioramento dell’efficienza, della trasparenza e della collaborazione aziendale.
Lo ho già detto più volte, ma ribadirlo non fa male. Un ERP può portarvi guadagni considerevoli, ma non sottovalutate i costi. Mettete in conto che la vostra azienda dovrà impiegare un buon numero di risorse nella ricerca del software, nell’addestramento degli utenti, nell’implementazione del software e in altre attività minori collegate al processo.
Jennier Lonoff Shiff (se non sapete chi è, vi consiglio vivamente una ricerchina su google) scrive: “ [..] la fase di selezione del software è cruciale per la buona riuscita del progetto. Troppo spesso il team che deve scegliere il software ERP viene abbagliato dalle presentazioni dei fornitori e non riesce a identificare la soluzione di lungo termine (perchè di questo stiamo parlando) più adatta alla propria impresa. Prendere la scelta perfetta non è una passeggiata, ma evitando i 5 errori più comuni in questo processo possiamo già iniziare a incamminarci lungo la strada giusta.
Non sapere i requisiti dell'ERP
Descrivere, documentare e specificare gli obiettivi della tua azienda nel medio – lungo termine ed elencare i requisiti che dovrebbe avere il software ERP perfetto per voi, è senz’altro un compito oneroso. Ciò non di meno, questa fase merita ogni secondo speso per portarla a termine. Assicurati di completare questa descrizione nel modo più dettagliato possibile prima di iniziare attivamente la ricerca del fornitore. Il motivo? In questo modo eviterai di adattare le tue esigenze e i tuoi obiettivi ai software che vedrai, ma, al contrario, inizierai a scremare i software che non rispondono alle tue richieste.
Attenzione poi, le aziende spesso sbagliano se decidono di acquistare un software solo sulla base di fattori come prezzo o dalla demo più “sgargiante”, piuttosto che sulle loro necessità effettive.
Il rischio è reale. Stabilite prima i vostri obiettivi e fissate le caratteristiche del software che reputate essenziali. Solo successivamente approcciatevi alla ricerca pratica del fornitore. Prezzo e prima impressione sono importanti certamente e vanno tenuti in gran conto, ma non possono e non devono essere gli unici fattori di scelta.
Ricerca dei fornitori inadeguata
Il fornitore che sceglierete diventerà inevitabilmente una risorsa di lungo termine per la vostra realtà. Se pensate di vederlo solo in fase di acquisto dell’ERP e poi perdere per sempre i contatti, mi dispiace, siete sulla strada sbagliata. Quando finalizzerete l’accordo, assicuratevi non solo che la soluzione ERP sia idonea, ma anche che il fornitore sia l’ideale per voi. Non abbiate fretta.
Dove iniziare? Guardatevi intorno. Considerate i vostri concorrenti. Hanno processi e difficoltà da affrontare simili alle vostre. Iniziate quindi ad informarvi sulle soluzioni che hanno adottato loro. Non è assolutamente detto che il loro ERP moda soddisfi le vostre esigenze, ma è di sicuro un buon inizio per la vostra ricerca, quanto meno per conoscere le esperienze negative. Contattate colleghi e conoscenti del settore per conoscere le loro esperienze dirette. Sfruttate la rete. Chi può darvi un consiglio migliore di qualcuno del settore che ha già vissuto l’esperienza?
In aggiunta, non dimenticate di verificare le referenze del fornitore che state selezionando prima di esporvi in qualsiasi modo. Scoprite come si comporta il fornitore durante la fase di implementazione e di start up e successivamente quanto supporto è disposto a darvi. E, dulcis in fundo, provate a contattare quelle stesse referenze per sapere se, a posteriori, rifarebbero la stessa scelta.
Focus sui costi dell'ERP
Lo ho accennato anche prima. Un’eccessiva attenzione riservata ai costi può portare l’azienda a lasciarsi sfuggire la soluzione perfetta. Il budget a disposizione è sicuramente un fattore determinante e va considerato attentamente nella fase di ricerca, ma non può (e non deve) essere l’unico fattore di scelta considerato dall’azienda. In aggiunta, è bene sapere che la differenza di prezzo tra i migliori ERP sul mercato è spesso meno di quanto il cliente possa pensare (a parità di progetto).
Step ulteriore. Quando pianificate il budget di spesa per l’implementazione di un software ERP, assicuratevi di considerare il totale dei costi di proprietà (TCO- Total Cost of Ownership). Il che vuol dire licenze annuali, acquisto del software, addestramento e la formazione del personale e tutti gli altri fattori correlati necessari allo sviluppo corretto del progetto. Fare questi calcoli, anche se non saranno precisi al 100% in una prima fase, vi aiuterà nel prevenire sforamenti di budget clamorosi, senza venire meno alla qualità che meritate.
Non ordinare i criteri di scelta
Valutare un software considerando contemporaneamente e in egual maniera tutte le sue caratteristiche è un compito spropositato per la stragrande maggioranza delle aziende (nonché sbagliato). In base alla vostra azienda una caratteristica potrà essere più importante di un’altra, è logico e bisogna prenderne atto.
Durante la fase di ricerca del software, il team scelto dovrebbe quindi lavorare alla definizione e alla classificazione dei criteri di selezione del software. L’obiettivo di quest’azione è quello di avere un’idea chiara delle priorità e dell’importanza da dare ai singoli criteri di scelta per il software. Così sarà più facile poterli considerare individualmente o al limite in piccoli gruppi. Parlo di team appositamente. Non affidate il compito a un singolo individuo, sarebbe un’errore sotto numerosi punti di vista (ne parleremo in un altro articolo).
Per ottenere questo risultato il team dovrà classificare le caratteristiche del software da “molto importante” a “poco importante”, in accordo con le esigenze che l’azienda vuole raggiungere. I bisogni delle aziende sono spesso molto diversi gli uni dagli altri, ma le caratteristiche principali dell’ERP spesso contengono:
- Funzionalità
- Costi
- Facilità d’uso
- Specializzazione nel campo
- Reputazione del fornitore
- Supporto fornito (pre e post implementazione)
- Customizzazioni
- Mobilità del sistema
Non chiedere aiuto
Esiste una fortissimo probabilità (anzi, è mai successo il contrario?) che dobbiate lavorare a stretto contatto con il vostro fornitore anche dopo la data di go-live del vostro sistema ERP . Ma, in caso di necessità, chi vi risponderà? Sarete collegati costantemente con un membro del supporto tecnico? Ad un esperto del vostro settore? O verrete rimandati ad una casella vocale sterile e, francamente, abbastanza inutile? Un servizio di supporto al cliente celere ed efficiente è essenziale per ottenere un’esperienza soddisfacente e di successo.
Il consiglio che posso darvi è quello di assicurarvi uno standard qualitativo elevato per quanto riguarda l’assistenza. Chiarite con il fornitore questi punti e, se sarete soddisfatti, proseguite con il progetto:
- Fornitura di documentazione per l’utente
- Consulenti del settore
- Supporto telefonico
- Linee guida all’implementazione
- Focus group su esperienze passate
Certo questa non è una guida completa per la selezione e la ricerca di un software ERP, ma è un ottimo punto di partenza. Evitate gli errori più comuni nel processo di selezione e la vostra azienda avrà buone possibilità di stringere collaborazioni con fornitori effettivamente in grado di rispondere alle vostre esigenze.
