Come gestire l'ERP? "Semplifica i passaggi, organizza i lavori, individua i key account e fissa gli obiettivi cardine.” Questo deve diventare il tuo mantra. Non esiste un concetto senza l’altro, si sorreggono a vicenda.
L’errore più comune che le imprese tendono a commettere, quando intraprendono un percorso di implementazione di un sotfware gestionale, è senz’altro quello di pensare che questo progetto coinvolgerà solo il reparto IT (Information Technology). Implementare, ampliare, sostituire un ERP rappresenta un cambiamento enorme per la tua azienda e la sua pianificazione è la strada maestra per ottenere il massimo risultato
L'impatto dell'ERP
Il software gestionale impatterà attivamente su tutte le aree dell’impresa. I tecnici dovranno imparare ad usarlo, il management dovrà capire come interpretare i report forniti dal sistema, gli operatori del ciclo produttivo, immaginate un po’, dovranno capire cosa e perché gli sta succedendo attorno. Non pensiamo quindi che l’implementazione di un ERP sia materia esclusiva del reparto IT, per quanto esso ricopra un ruolo fondamentale.
Ok, già siamo sulla strada giusta! Ma manca ancora qualcosa: prima di partire in quarta con l’implementazione del software, è essenziale avere le idee chiare su quel che si sta facendo.
Prepararsi all'ERP
Prima di tutto è necessario preparare la vostra azienda alla revisione sistematica dei processi operativi. Schede di prodotto, procedure, figure referenti, fatturazioni, bolle di consegna, materiali, terzisti, responsabili area e così avanti. Analizzando, documentando e protocollando questi elementi l’azienda renderà molto più semplice l’implementazione del software gestionale, risparmiandosi errori, ritardi e gran parte delle difficoltà. Sembra un compito impossibile, ma niente panico. Diverse aziende hanno già una vasta documentazione a riguardo e dominano completamente i propri processi, per cui si troveranno notevolmente avvantaggiate.
La fase di preparazione allo start up è troppo spesso sottovalutata e magari addirittura non considerata dal management: il che porta volenti o nolenti ad un approccio sbagliato al progetto.
Come avvicinarci dunque a un progetto come questo, questa è la questione spinosa! Iniziamo dal principio.
Prendi il giusto tempo per pianificare
Abrahamo Lincoln disse: «Dammi sei ore per abbattere un albero e spenderò le prime 4 per affilare l’ascia.” Non un pensiero propriamente stupido, che dite? (Tra il resto neanche Lincoln era proprio l’ultimo arrivato, ma è un altro discorso ancora).
Questa citazione dovrebbe rappresentare la linea guida delle imprese che vogliono adottare un nuovo sistema gestionale. Solitamente la pianificazione è vista come un costo inutile, tempo perso a scapito della fase operativa, che è poi quella che porta valore aggiunto all’azienda.
“ Fare, fare, devo fare, non ho tempo di pensare.”
La verità è che investire delle settimane (ovviamente il tempo varia da azienda ad azienda) nella pianificazione strategica del progetto di implementazione, ci aiuterà ad evitare ostacoli ed errori, facendoci percorrere un sentiero decisamente più veloce ed agevole.
Seleziona il team di progetto dell'ERP
Come abbiamo già detto, il nuovo sistema ERP interesserà ogni area funzionale del business aziendale (o almeno quelle in cui operano i moduli acquistati); questo significa che tutti, dal top management fino ai collaboratori verranno coinvolti dal processo. Uno dei compiti più importanti per un’azienda è quindi quello di definire il team interno che avrà l’influenza e l’autorità necessari per ottenere i risultati richiesti dal resto delle persone che verranno coinvolte.
Idealmente, l’azienda designerà un team di progetto composto dai seguenti membri:
• Project Manager
• Executive Manager
• Board Rappresentation (rappresentanti di tutti i dipartimenti più importanti)
• IT staff
Definisci gli obiettivi dell'ERP e verificali
I motivi per cui le aziende decidono di implementare nuove soluzioni ERP sono molto simili tra loro. Aumentare l’ efficienza, ridurre i costi, accrescere la produttività, semplificare la gestione d’impresa sono gli obiettivi principali per le aziende.
Ma se questi obiettivi non sono definiti precisamente all’inizio del progetto, sarà poi impossibile dire se l’implementazione in realtà ha raggiunto gli scopi prefissati e in che misura. In sostanza, se non definite lo stato di partenza e non fissate un obiettivo di arrivo, come farete a giudicare la bontà dell’investimento?
Tutte le parti interessate devono sapere esattamente quali sono i risultati attesi dal progetto, utilizzandoli come linee guida durante il processo di implementazione, per essere certi che tutto stia procedendo in modo ottimale e il progetto si stia sviluppando nella giusta direzione. Al completamento del progetto, gli imprenditori saranno in grado di utilizzare tali processi di valutazione per misurare il ROI.
Considera l’implementazione del sistema ERP un'occasione di rinnovamento
L’implementazione di un sistema ERP è da intendersi come una collaborazione effettiva tra azienda cliente e fornitore. Questo non significa però che il cliente può togliere completamente le mani dal volante ed affidarsi esclusivamente al lavoro del partner fornitore. Implementare un sistema ERP non significa solo installare un nuovo software. Stiamo infatti parlando di attuare un re-style dei processi operativi nelle diverse aree funzionali dell’azienda. Stiamo parlando di adottare una nuova filosofia gestionale.
Iniziare il processo di implementazione di un nuovo sistema ERP non significa quindi scegliere un fornitore e lasciare a lui l’intero lavoro. Una pianificazione accurata permette alle aziende di ridurre al minimo il rischio di insuccesso, evitare le trappole più comuni e raccogliere interamente i vantaggi competitivi, finanziari ed operativi che il sistema può portare. Oltre ovviamente a rispettare i budget (sia monetari che in termini di tempo) previsti per lo start up del progetto.
