Adotar ou atualizar seu software de ERP estará entre os projetos mais intensos que sua empresa empreenderá em sua vida. Ao adotar um sistema exclusivo para gerenciar os processos de negócios, dados e informações da sua empresa, você poderá obter uma melhoria substancial na eficiência, transparência e colaboração corporativa.
Um ERP pode trazer lucros consideráveis, mas não subestime os custos. Leve em conta que sua empresa terá que empregar um bom número de recursos em pesquisa de software, treinamento de usuários, implementação de software e outras atividades menores relacionadas ao processo.
Jennier Lonoff Shiff (se você não sabe quem ele é, eu recomendo uma pesquisa no google) ela escreve: "[...] a fase de seleção de software é crucial para o sucesso do projeto. Muitas vezes a equipe que tem que escolher o software de ERP fica deslumbrada com as apresentações dos fornecedores e não consegue identificar a solução de longo prazo (por causa disso, estamos falando) que é mais adequada para a empresa. Fazer a escolha perfeita não é uma caminhada, mas evitando os 5 erros mais comuns neste processo, já podemos começar a percorrer o caminho certo.
Documentação não eficiente dos requisitos
Descrever, documentar e especificar os objetivos da sua empresa a médio e longo prazo e listar os requisitos que o software ERP perfeito será certamente uma tarefa onerosa. No entanto, esta fase merece cada segundo gasto para realizá-lo. Certifique-se de preencher esta descrição com o máximo de detalhes possível antes de iniciar ativamente a pesquisa do fornecedor. O motivo? Dessa forma, você evitará adaptar suas necessidades e objetivos ao software que verá, mas, pelo contrário, começará a examinar o software que não responde às suas solicitações.
Atenção, as empresas costumam cometer erros em se decidirem a comprar um software apenas com base em fatores como o preço ou a demonstração mais "extravagante", em vez de suas necessidades reais.
O risco é real. Defina seus objetivos primeiro e defina os recursos do software que você considera essenciais. Só então você aborda a pesquisa prática do fornecedor. O preço e a primeira impressão são certamente importantes e devem ser levados em conta, mas não podem e não devem ser os únicos fatores de escolha.
Pesquisa inadequada de fornecedores
O fornecedor que você escolher inevitavelmente se tornará um recurso de longo prazo para sua realidade. Se você planeja vê-lo apenas quando comprar o ERP e perder os contatos para sempre, desculpe, você está no caminho errado. Quando você finalizar o negócio, certifique-se de que não apenas a solução ERP é adequada, mas também que o fornecedor é ideal para você. Não se apresse.
Por onde começar? Olhe ao redor. Considere seus concorrentes. Eles têm processos e dificuldades para lidar como os seus. Então comece a se informar sobre as soluções que eles adotaram. Não está claro se o ERP atende às suas necessidades, mas certamente é um bom começo para sua pesquisa, pelo menos para aprender sobre experiências negativas. Entre em contato com colegas e conhecidos da indústria para aprender sobre suas experiências diretas. Aproveite a rede. Quem pode lhe dar um conselho melhor do que alguém da indústria que já passou por isso?
Além disso, não se esqueça de verificar as referências do fornecedor que você está selecionando antes de se expor de alguma forma. Descubra como o fornecedor se comporta durante a fase de implementação e start-up e, em seguida, quanto de apoio está disposto a lhe oferecer. E tente entrar em contato com essas mesmas referências para saber se a posteriori, elas fariam a mesma escolha novamente.
Foco nos custos
Eu mencionei isso antes. A atenção excessiva aos custos pode levar a empresa a perder a solução perfeita. O orçamento disponível é certamente um fator determinante e deve ser considerado com cuidado na fase de pesquisa, mas não pode (e não deve) ser o único fator de escolha considerado pela empresa. Além disso, é bom saber que a diferença de preço entre os melhores ERPs no mercado é geralmente menor do que o cliente imagina (com o mesmo projeto).
Passo adicional. Ao planejar seu orçamento para a implementação de um software ERP, considere o custo total de propriedade (TCO - Custo Total de Propriedade). Isso significa licenças anuais, compra de software, formação e treinamento de pessoal e todos os outros fatores relacionados necessários para o desenvolvimento correto do projeto. Fazer esses cálculos, mesmo que não sejam 100% precisos em uma primeira etapa, ajudará você a evitar excessos orçamentais excepcional, sem perder a qualidade que você merece.
Não ordenar os critérios de escolha
Avaliar um software considerando todos os seus recursos ao mesmo tempo e da mesma maneira é uma tarefa desproporcional para a grande maioria das empresas (e errada). Dependendo da sua empresa, uma característica pode ser mais importante que outra, é lógico e devemos tomar nota dela.
Durante a fase de pesquisa de software, a equipe escolhida deve, portanto, trabalhar na definição e classificação dos critérios de seleção de software. O objetivo desta ação é ter uma ideia clara das prioridades e da importância a ser dada ao critério único de escolha para o software. Assim, será mais fácil considerá-los individualmente ou no limite em pequenos grupos. Eu estou falando de uma equipe especificamente. Não confie a tarefa a um único indivíduo, seria um erro de muitos pontos de vista (vamos falar sobre isso em outro artigo).
Para conseguir isso, a equipe terá que classificar os recursos do software de "muito importante" para "sem importância", de acordo com as necessidades que a empresa deseja alcançar. As necessidades das empresas são frequentemente muito diferentes umas das outras, mas as principais características do ERP geralmente contêm:
- Funcionalidade
- Custos
- Facilidade de uso
- Especialização no campo
- Reputação do fornecedor
- Suporte fornecido (pré e pós-implementação)
- Personalização
- Mobilidade do sistema
Não pedir ajuda
É preciso trabalhar em estreita colaboração com seu fornecedor mesmo depois da data de ativação do seu sistema ERP. Mas, se necessário, quem vai te responder? Você estará constantemente conectado com um membro do suporte técnico? Para um especialista em seu campo? Ou você será mandado de volta para uma caixa de correio estéril e, francamente, completamente inútil? Um serviço de suporte ao cliente rápido e eficiente é essencial para obter uma experiência satisfatória e bem-sucedida.
O conselho que posso dar é garantir um alto padrão de qualidade para a assistência. Esclareça esses pontos com o fornecedor e, se estiver satisfeito, continue com o projeto:
- Fornecimento de documentação do usuário
- Consultores da indústria
- Suporte por telefone
- Diretrizes de Implementação
- Grupo de foco em experiências passadas
Claro que este não é um guia completo para selecionar e procurar software ERP, mas é um excelente ponto de partida. Evite os erros mais comuns no processo de seleção e sua empresa terá uma boa chance de colaborar com fornecedores realmente capazes de atender às suas necessidades.
