Vamos rapidamente recapitular o que dissemos até agora. Entendemos a importância do ERP certo para uma empresa e os benefícios que ela pode trazer em termos de melhoria de processos, velocidade de gerenciamento e, consequentemente, crescimento dos negócios. Perfeito. Entendemos que nos lançarmos de cabeça em um projeto desse tipo, sem ter idéias claras antes, é um suicídio anunciado. Perfeito. Portanto, identificamos as principais áreas e os principais objetivos que o ERP deve resolver. Perfeito. Escolhemos a equipe que concluirá este projeto. Excelente. Agora cabe a nós escolher o melhor sistema para nós. E, como resultado, o fornecedor que nos apoiará nesse processo, tornando-se nosso parceiro nos próximos anos.
Eu já havia lhe fornecido orientações para evitar erros desastrosos nesse estágio. Mas agora chegou a hora de aprofundar o assunto, analisando como otimizar a escolha do ERP e o fornecedor ideal. A melhor maneira de não cometer erros nesta escolha é, eu repito, ter ideias muito claras sobre o que é realmente importante. Na realidade, 7 perguntas são suficientes, um pouco de previsão e um pouco de bom senso. A resposta a estas perguntas, simplesmente, lhe fornecerá uma imagem bem definida da estrutura do que você está procurando, levando a três possíveis conclusões: você encontrou o candidato perfeito, você ainda não encontrou o candidato perfeito, suas expectativas são, basicamente, impossível, então algo precisa ser mudado.
Quanto tempo o sistema levará para funcionar?
Quando você está escolhendo um novo ERP e, consequentemente, o parceiro que irá fornecer e implementá-lo, uma das primeiras preocupações será, obviamente, o custo. Já foi dito que não deve ser o principal, mas é normal que esteja no top 3. Mas além disso, no entanto, você deve se concentrar em descobrir quanto tempo levará o sistema para se tornar operacional de forma eficiente, pelo menos para as solicitações mais urgentes.
Neste caso não existe uma verdade absoluta : com um cronograma padrão para a implementação de um ERP, que atenda a todas as empresas, o que seria errado, praticamente impossível seria estabelecer um cronograma sem conhecer os detalhes do projeto. Cada empresa opera de forma diferente e cada empresa é diferente uma da outra, com suas peculiaridades e dificuldades, portanto, cada projeto será sempre diferente.
Com base na experiência adquirida ao longo dos anos, o seu fornecedor e parceiro de ERP deve, no entanto, poder fornecer-lhe uma previsão, no que diz respeito aos tempos e prazos necessários para concluir o projeto.
Atenção! Previsão sim, tudo bem, mas com um plano de trabalho preciso a ser realizado: detalhes da ordem das operações a serem realizadas, atividades paralelas, cronogramas esperados, possíveis atrasos, etc. É também por isso que eu sempre disse que depender de um fornecedor especializado em sua área não é uma escolha tão ruim. Quanto mais consolidada a experiência no setor, mais a previsão estará correta e o resultado adequado às expectativas.
Se, por outro lado, você se deparar com fornecedores que se recusam ou, pior, não consigam fornecer uma estimativa precisa e exata dos tempos de implementação, você deve ver sinais vermelhos e sinais de atenção em qualquer ponto de sua mente. A ambiguidade é um sinal de aviso tão grande quanto o Titanic.
Quanto as atualizações custarão?
Essa é uma questão que as empresas tendem a subestimar ou mesmo ignorar. Mas é um grande erro. Realmente enorme e potencialmente desastroso. Vamos dar um exemplo e analisar a realidade do que geralmente acontece quando uma empresa deseja implementar um ERP sem levar em consideração os problemas certos:
Passo 1: Despende tempo e dinheiro (e esforços) para implementar adequadamente o ERP depois de escolhê-lo cuidadosamente;
Passo 2: Extrair o máximo desta implementação e dos aplicativos selecionados, adaptando-se ao software para complicações que não havia previsto antes;
Passo 3: Percebe que você precisa de atualizações ou adições importantes ao software. Ou porque a versão é muito antiga ou porque há limites que não podem mais ser contornados;
Passo 4: Despende novamente de tempo, dinheiro, lágrimas, suor e esforços para obter as atualizações de que precisa.
Então, parece bastante claro para mim que esse tipo de estratégia não é boa a longo prazo. Em primeiro lugar, é absolutamente caro em todos os aspectos. Em segundo lugar, essa abordagem leva as empresas a se fossilizar em sistemas e processos que são parcialmente inadequados para suas necessidades, perdendo assim margens de crescimento ou melhoria e, no final, gastando ainda mais recursos para contornar o problema. O melhor caminho a seguir é, portanto, manter seu sistema ERP atualizado e, se necessário, implementá-lo com novos recursos.
Por esse motivo, você deve perguntar ao seu potencial fornecedor de ERP por uma estimativa dos custos de atualização do sistema e com que frequência as atualizações devem ser liberadas. Se a estimativa lhe parece incoerente, provavelmente você está certo. Se o seu ERP for um On Cloud, você também deve esperar por atualizações frequentes e gratuitas.
Portanto, tenha cuidado, considere os custos futuros para manter e atualizar seu sistema ERP, caso contrário, você poderá ter surpresas desagradáveis.
Você tem opções de assinatura?
Há alguns anos, era muito difícil para empresas de pequeno e médio porte comprarem um sistema de ERP capaz de satisfazer adequadamente suas necessidades. Isto acontecia essencialmente devido aos altos custos iniciais e manutenção dos próprios sistemas.
Na era do ERP on Cloud, no entanto, o acesso a um bom ERP tornou-se cada vez mais fácil e acessível para todos. Isso também porque diferentes empresas fornecedoras de ERP estão começando a oferecer métodos de registro facilitados para seus parceiros. Basicamente, você não compra mais o software e paga a assistência anualmente, mas paga um valor fixo mensal (software + assistência) para a licença do sistema. Desta forma, o custo é distribuído ao longo de vários anos e não tem impacto imediato nos balanços da empresa. Os custos das licenças dependem do número de usuários para os quais você deseja conceder acesso ao sistema. Isso permite, se um recurso assumir o controle da empresa ou, pelo contrário, deixá-lo modificar a licença de software pontualmente.
Certamente essa prática permite que a empresa não tenha um custo muito alto em curto prazo, mas dilui o custo ao longo do tempo. Mas tenha cuidado, faça bem as contas. Pergunte se a taxa permanecerá fixa ou se os aumentos estão planejados. Pergunte se é possível remover ou adicionar usuário e o custo relacionado a essa prática. Além disso, pergunte quanto custaria para comprar o ERP e compare com a taxa, a fim de encontrar o exato momento em que os dois custos chegarão a equalizar.
Nem todos estarão interessados em saber a resposta para essa pergunta, é claro. Depende de quanto você pode gastar para obter uma solução, mas ainda é uma ótima alternativa para empresas pequenas e muito pequenas que não podem pagar um grande investimento.
Com que frequência você se encontrará conosco para discutir o sistema?
Um dos comentários mais comuns que ouço quando converso com clientes que querem mudar o ERP é: "Entendo que este sistema pode fazer muitas coisas, mas temo que não seremos capazes de usá-lo em todo o seu potencial". Eu deve ser o parceiro de ERP que deve tranquilizá-lo e explicar como evitar o problema.
Na verdade, um dos principais objetivos do seu fornecedor deve ser não o deixar com dificuldades ao falar sobre o seu ERP. Um sistema de gestão eficiente representa o esqueleto da sua empresa e você não sabe como funciona, você não sabe como explorá-lo adequadamente e não o adapta às suas necessidades, bem, é um desperdício e não é pouco. A melhor maneira de evitar esse tipo de problema é garantir que o seu parceiro fornecedor se reúna regularmente com você para analisar o sistema e seus processos, dissipar dúvidas e explorar o potencial máximo do ERP.
Sem este tipo de analise, entre outras coisas, o seu parceiro terá grande dificuldade em configurar o sistema perfeitamente para atender às suas necessidades e, como recompensa, você irá obter uma máquina com problemas. Você conhece sua empresa, seu parceiro não, mas ele (em grande parte) irá configurar o gerenciamento do ERP. A troca deve, portanto, ocorrer em ambos os lados, como uma verdadeira parceria. O fornecedor explicará a você como usar o sistema, como fazer e quando fazê-lo; enquanto você explica seus processos para que ele possa adaptar o sistema à sua empresa, costurando um terno sob medida para ela.
A recomendação, portanto, neste caso, é muito simples. Certifique-se de que seu fornecedor é, antes de mais nada, um especialista em sua área e veja se você concorda com um calendário preciso de reuniões para obter o máximo de seu ERP e acelerar o processo de implementação.
Você pode interagir com meus outros sistemas?
Automatizar o fluxo de informações deve ser um dos seus principais objetivos quando você decide implementar o novo software ERP. Nenhuma exceção é permitida. Um dos valores adicionados mais importantes de um bom ERP é o de não precisar gerenciar as informações manualmente. Então, por qual razão devemos desistir? Automatize o fluxo de dados dentro de sua empresa ou faça interface com todos os softwares, programas, ferramentas que você usa para gerenciar sua empresa, com o novo ERP, o programa Contabilidade não é uma atividade que pode ser ignorada .
Mesmo que por algum motivo você tenha decidido focar nessas interfaces mais adiante no projeto (e eu não entendo porque você deveria fazer isso), você precisa ter certeza de que o provedor de ERP é capaz de interagir com os outros sistemas de gerenciamento já utilizados na empresa. É inútil comprar sistemas muito eficientes e usá-los em um terço de sua capacidade, porque não os interligamos e, portanto, não são alimentados automaticamente com dados corretos.
Então olhe para a interface e olhe para o seu provedor: certifique-se de que ele possa concluir este projeto.
Como funciona o serviço de suporte?
Não há nada pior do que um serviço ao cliente ineficiente. Esperar por horas ou dias inteiros para qualquer resposta poderia enfraquecer até mesmo o mais paciente dos usuários. É por isso que é extremamente importante descobrir como o atendimento ao cliente do seu fornecedor de ERP é organizado.
Quantos recursos existem? Em média, com que rapidez eles respondem a solicitações de assistência? Se eles usam um sistema de bilhetagem para acompanhar a assistência solicitada e suas resoluções? Antes de assinar o contrato, verifique se você está totalmente satisfeito com estas questões, pode seriamente evitar grandes dores de cabeça.
Como funciona o processo de treinamento?
Você deve considerar a implementação de um software ERP como uma falha se o treinamento de sua equipe não for feito corretamente. É bastante lógico do meu ponto de vista. Se a equipe que deve usar o sistema não for capacitada, o ERP nunca conseguirá atender às suas necessidades. Um bom parceiro para o fornecimento de um ERP estabelecerá um plano de treinamento para sua equipe antes mesmo de iniciar a implementação do sistema.
O último conselho é, portanto, certificar-se de que os key-users do sistema sejam treinados da maneira e no tempo correto.
