Per assicurarvi di ottenere risultati concreti quando decidete di adottare un software ERP per l'abbigliamento, uno dei fattori cruciali da considerare è rappresentato dal team che dovrà portare avanti il compito. Definire la squadra migliore è uno dei compiti più difficili per l’azienda.
Compito che comunque deve assolutamente essere portato a termine nella fase iniziale di progetto. Non si scappa proprio. Sembra facile da dire: chi vuoi che se ne occupi? Sarà il responsabile IT e magari qualcuno dell’area di Accounting no? Eh, no. O meglio, non basta. Il team perfetto per la selezione di un ERP per l'abbigliamento dovrebbe possedere un mix di conoscenze ed esperienze tale da coprire tutte le aree dell’azienda. Altro aspetto da non sottovalutare sono le attitudini umane di una persona. Le persone che andranno a formare il team dovranno anche sapere come collaborare. Capacità tecniche ed esperienze sono relativamente semplici da valutare, ma per quanto riguarda le caratteristiche personali, il discorso si complica non poco. Due galli in un pollaio litigano in sostanza.
Le conoscenze specifiche sul vostro prodotto e sui vostri processi sono quindi importantissime, ma un errore da evitare assolutamente è supporre che questo sia l’unico criterio valido nella selezione dei membri del team per lo sviluppo del progetto. Le capacità comunicative e di cooperazione sono altrettanto importanti: la propensione al lavoro di squadra, l’attitudine alla collaborazione sono fattori chiave da considerare se volete un lavoro ben fatto. Facilissimo no? Ovviamente ogni azienda, grande o piccola che sia, dovrà fare i conti con le risorse che possiede e formare il team perfetto è, sostanzialmente, impossibile. Ma fare il meglio che si può non è comunque una brutta idea.
Ricapitoliamo. Volete cambiare l’ERP e dovete affidare l’incarico a qualcuno. Quanto deve essere grande il team? Come deve essere strutturato? Bella domanda. Non c’è una regola aurea, ma sicuramente la dimensione dell’azienda, la complessità dei suoi processi e prodotti e le aree su cui si vuole intervenire con l’ERP (non è detto che siano tutte) influirà nella risposta i quesiti.
È di vitale importanza per l’azienda pensare ad una risorsa alternativa, interna all’organizzazione, che possa aiutare, o addirittura, prendere in mano eventuali lavori lasciati a metà dai membri del team di sviluppo. Nella maggior parte dei casi questo vuol dire semplicemente affiancare ai membri del team uno o più assistenti operativi, per svolgere i lavori regolari. Chiaramente i ragionamenti che l’azienda farà saranno basati sulle risorse a propria disposizione: un azienda come Coca-Cola non ha di certo problemi di personale, un laboratorietto di Castelfiorentino forse qualcuno di più.
Analizzati i profili ideali che i membri del team dovrebbero possedere, è ora di iniziare a identificare quali sono le figure che dovrebbero essere inserite materialmente nel progetto. Sfatiamo subito il mito che nominare capo del progetto un responsabile del reparto IT (Information Technology) sia sempre la scelta più efficiente per l’azienda. Le sue competenze specifiche nell’ambito sono assolutamente fondamentali per la buona riuscita del progetto e la sua presenza nel team non è da porre in discussione. Il problema di affidare la leadership del team ad un membro dell’IT è che però spesso quest’ultimo non ha una visione generale dell’azienda in cui lavora, il che gli impedirà di svolgere al meglio il compito. Non sempre fortunatamente. Se il vostro capo IT ha dominio totale su processi e dinamiche aziendali, avete fatto jackpot, è il vostro leader.
Come abbiamo già spiegato l’implementazione di un ERP abbraccia potenzialmente tutte le aree dell’azienda, quindi per coordinarne l’evoluzione del progetto è necessaria una persona che possieda una visione generale dell’azienda in cui lavora. Dicendolo con parole diverse, il project manager dovrebbe possedere conoscenze dettagliate su tutti i processi aziendali che verranno toccati dall’implementazione dell’ERP. Conoscere i processi aziendali permetti di ridurre consistentemente le tempistiche di start up del sistema.
La figura forse più rilevante all’interno del team è quindi il Project Manager. Lei, o lui, ha il ruolo di coordinare l’effort del gruppo per l’evoluzione del progetto, indirizzando ogni sforzo nella direzione corretta, mantenendo costante e fluido il flusso delle attività di implementazione. Per questa figura avere delle esperienze pregresse come leader di un progetto è fortemente raccomandato. L’addestramento sul campo per questa figura infatti dovrebbe essere ridotto al minimo, per evitare stalli e tempi morti nell’evoluzione del progetto.
Un altro importante membro della quadra è l’Executive manager, che guida il processo operativamente. Questa persona sarà impegnata materialmente con il processo di implementazione. La sua esperienza gli permette di prevedere ed evitare o al massimo risolvere i problemi che possono sorgere durante l’interfaccia del sistema con l’azienda. È una figura di vitale importanza, in quanto rappresenta il punto di incontro tra sistema ERP e l’azienda.
Per finire, una rappresentanza su larga scala dell’azienda è necessaria per il team di progetto, altrimenti prenderebbero decisioni bene o male alla cieca. Sono necessari membri rappresentati di ogni area aziendale che verrà intercettato dal sistema. Le ragioni principali di quest’affermazione sono due. Prima di tutto, una squadra diversificata ha più possibilità di riscontrare e risolvere velocemente le possibili criticità che possono sorgere nell’interfacciamento sistema/azienda, possedendo capacità specifiche (insights) in ogni area aziendale. Secondo, assicurarsi che nel team di sviluppo ci sia una rappresentanza corretta delle varie aree aziendali, renderà più facile introdurre l’ERP nelle varie sezioni di utilizzo: comprendere il funzionamento dell’ERP per gli operatori finali sarà decisamente più facile.
In un progetto come questo, gli scontri interni sono ovviamente da mettere in preventivo, ma vanno affrontati con il minor livello di stress possibile. Questo è possibile farlo unicamente affidandosi ad una pianificazione adeguata, la scelta corretta del team e al conferimento di capacità decisionale ai membri del team per quanto riguarda i processi e le altre discrezionalità riguardo al sistema ERP. È importante far capire ai membri del team che ognuno ha le sue esigenze, ma che non sempre le cose saranno adattate in loro favore. L’attitudine al compromesso è vitale per la buona riuscita del progetto. Non dimenticate poi di avere un alleato importante dalla vostra. Il vostro fornitore, se scelto correttamente, vi può aiutare enormemente a sbrogliare nodi e difficoltà. Non esitate a consultarlo.
La durata di un progetto di implementazione di un sistema ERP dipende grandemente dalle dimensioni dell’azienda, ma è generalmente un processo che richiede il suo tempo. Per aziende di grandissime dimensioni il percorso di scelta ed implementazione del sistema può richiedere anche un paio d’anni per arrivare a termine. Non spaventatevi però. Pianificate prima gli obiettivi da raggiungere, scegliete il team migliore possibile, datevi il vostro tempo per trovare il fornitore giusto e il progetto andrà in porto in meno tempo del previsto.
